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2归档文件整理细则

归档文件整理细则

一、整理原则

（一）原则。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分

不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件整理。将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、

排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（三）“件”。归档文件的整理单位。

二、整理方法

归档文件以\"件\"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本

与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转

发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

三、文件归档时间

（一）公司所有员工经办事项所形成、取得的部门级档案，要在取得

后当日向部门档案管理人员移交存档；公司级档案，要在取得后二日内向

公司办公室档案管理员移交存档；

（二）各类合同、协议等文件加盖印章后，应留存一份原件交办公室

存档；如遇特殊情况（合同对方要求我方首先加盖印章、加盖印章后还须

粘贴印花税发票等），不能立即交办公室存档的，办公室档案管理员需预留

复印件，经办人三日内将该文件原件移交办公室归档；

（三）档案交接必须履行交接手续。交接双方在各自的《档案交接表》

同时签字，分别保存。《档案交接表》写明移交日期、文件标题、内容、原

/复印件/份数/每份页数、移交时间、交接双方签字；

（四）部门与办公室进行档案移交时，如有电子文档，应同时移交。

办公室对电子文档进行整理保存；

（五）各部门档案管理人员发生变更时，要将档案进行完整的交接，

档案交接清单交公司办公室存档一份，以备查阅。

四、文件修整

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要

求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修

裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，

对过大的文件进行折叠等。

（一）修裱破损文件。归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材

料破损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。

（二）复制字迹模糊或易退变的文件。对字迹模糊或易退变的文件，

采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。

（三）超大纸张折叠。折叠的操作要求：注意尽量减少折叠次数，同

时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张

折叠、以方便归档后的查阅利用。

（四）文件整理归档时需去除易锈蚀的金属物（如订书钉、曲别针、

大头针等），以避免对档案潜在的危害。

五、文件装订

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新

加以大学网装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管

和利用的作用。

六、文件的文类

根据《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991年7月4日印

发）及公司实际情况，把归档文件划为8个一级类目，具体分类见附1

七、文件排序

公司归档文件采用“年度——问题——件号”的方法进行综合分类管

理。

（一）一般应以文件签发日期（落款日期）判定文件所属年度。

（二）跨年度形成的文件，归入办结年度。

（三）几份文件作为一“件”时，件的日期应以排在最后面的文件的

日期为准。

（四）文件没有标注日期时，需要分析文件内容等手段确定归档日期。

归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文

件、统计报表等成套性文件可集中排列。归档文件应在确定分类方案之后

安排列顺序逐件编号（编号示例见附1）。

归档文件应按年度顺序编制归档文件目录。（附2）归档文件应逐件编

目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、

责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。当文件本身标注保密等

级为“机密”以上时，可将密级填入备注项。几份文件作为一“件”时，

以密级最高的文件密级为准。

（一）件号：文件的排列顺序号。

（二）责任者：制作或承办文件的部门或个人。填写责任者项时一般

应使用全称或通用简称，勿使用\"本处\"等含义不明、难以判断的简称；未

署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填

写。

（三）文号。文件的发文字号。

（四）题名。文件标题，一般应照实抄录。有副题名或并列题名的归

档文件在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名，

即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录；题名中反映

发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称；没有题名，或题名

含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的`归档文件，应根据文件内

容重新拟写或补充标题，外加\"[]\"号；有些归档文件独立性强，如正文仅

有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说

明，可在正件题名后抄录附件题名，外加\"（）\"号。

（五）日期。文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8

位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位时前面加\"0\"，如20100608。

（六）页数。每一“件”归档文件的实际页数，并填写原件、复印件

及份数。

（七）备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、

缺损、修改、补充、移出、销毁等。其中文件中的漏页、跳页和作废页次，

需在备注中注明；有重复的文件需在备注中说明；传真件需在备注中注明；

文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；文件密级应在备注中注

明；只有请示没有批复的，注明缺批复；只有复印件缺原件的，注明缺原

件。需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒内备考表

中。

（八）归档文件目录及封面用纸采用国际标准a4型（长、宽分别为

297mm、210mm）。

（九）归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹。

归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表（附3）、档案盒封

面及盒脊项目（附4）。

（一）不同形成年度的“件”不应放入同一档案盒。

（二）档案盒封面标明“东北亚物流”。

（三）档案盒盒脊设置机构、年度、起止件号和类目号。

1、年度。盒内文件的形成年度，如2010。

2、起止件号。盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用\"－\"号

连接，如\"12－89\"。

3、类目号。分类后类目编号。

4、备考表。置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必

要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

部门级档案分类、编号

（一）部门级档案编号规则

1、一级类目标识采用部门名称汉语拼音的首字母，如“gl”即“guan

li”（管理部）的简称。

2、二级类目标识采用“双位制”，由英文字母组成，英文字母为二级

类目名称主词的汉语拼音首字母，如“jl”即“jilu”（记录、报表类）

的简称；

3、二级类目标识后的档案序号按存档顺序编制，首位数字不能为“0”，

如1号文件不能为“01”。

4、公司暂不设三级类目。

5、编号示例：

二级类目编号

一级类目编号

年份后二位缩写

（二）部门级档案分类、编号明细表（附5）

附1档案分类方案及编号样本

6

7

8

附2归档文件目录样式

9

附3备考表样式

附4档案盒脊样式

2011

类别编号，如nw，指内部发文

附5部门级档案分类、编号明细表

一级类目划分