公司档案管理流程

公司档案管理流程（通用9篇）

　　档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。以下是小编整理的公司档案管理流程，仅供参考，大家一起来看看吧。

　　一、目的：

　　为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

　　二、档案整理：

　　编码：由综合部统一编码。（见附件一）

　　备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。

　　整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）

　　备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

　　档案归档：

　　（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

　　（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

　　外来文件的收发：

　　由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

　　备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。

　　档案资料的发行：

　　如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。

　　备注：

　　（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

　　（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

　　印章管理：

　　闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外），

　　（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章——红色

　　（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章——兰色

　　（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章——兰色

　　（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。

　　档案的使用审批程序：

　　（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

　　（1）查阅：在档案室现场查阅，不得带离。a：查阅本部门档案：查阅人填申请表→部门负责人审批。b：查阅非部门档案：

　　①b级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批

　　②a级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批→公司负责人审批（副总→总经理）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）

　　（2）借阅：只限于b级档案。a：程序：填申请表→部门负责人审批b：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

　　（3）复印、摘抄：a：程序：填申请表→部门负责人审批→公司负责人审批

　　（4）备注：a级档案即机密档案；b级档案即是a级档案除外的普通档案。

　　（5）“档案使用申请表”详见附件六。

　　书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

　　（1）借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。

　　（2）领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。

　　备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

　　动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

　　盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的.正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　七、本制度即日起开始执行。

　　档案保管制度

　　一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

　　二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

　　三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

　　四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

　　档案借阅制度

　　一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

　　二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

　　三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

　　四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。

　　档案立卷归档制度

　　一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

　　二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

　　三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

　　四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

　　档案鉴定与销毁制度

　　一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

　　二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

　　三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。

　　四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

　　五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

　　档案库房管理制度

　　一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

　　二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。

　　三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。

　　四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

　　五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。

　　一、文书档案归档制度

　　1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

　　3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

　　4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　二、专职档案工作人员岗位责任制

　　1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

　　3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

　　4.负责档案库房各项制度的落实。

　　5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

　　三、兼职档案工作人员岗位责任制

　　1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

　　2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

　　3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

　　4.严格执行各项档案管理制度。

　　5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　四、部门立卷制度

　　1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

　　2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

　　3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

　　五、档案保管制度

　　1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

　　2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

　　4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

　　5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

　　6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

　　7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

　　六、档案保密规则

　　1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

　　2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

　　3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

　　4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

　　5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

　　七、档案借阅制度

　　1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

　　2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

　　3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

　　4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

　　5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

　　6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

　　八、其他

　　解释权归公司行政人事部。

　　第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

　　第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第七条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。

　　2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

　　3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。

　　4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

　　5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　6、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　7、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　8、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　第一章总则

　　为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。

　　第一条公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。

　　第二条公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。

　　第三条公司档案工作采取集中统一管理。

　　第二章文件材料的形成和归档

　　第四条公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。

　　第五条文件材料归档的基本要求

　　1.归档的文件材料必须完整。

　　2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。

　　4.归档文件必须编制目录。

　　第六条文件材料的归档范围主要有以下几个方面:

　　1.建设行政主管部门来文。

　　2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。

　　3.监理咨询合同、协议。

　　4.向政府有关主管部门的报告或复文。

　　5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。

　　6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。

　　7.有关公司人事管理档案。

　　8.公司经营业务档案。

　　9.公司会议纪要及决议。

　　10.其他。

　　第七条归档时间

　　1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。

　　2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。

　　3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。

　　4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。

　　第八条公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

　　第三章档案管理

　　第九条档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。

　　第十条公司档案分类

　　1.工程监理及咨询类

　　2.财务管理类

　　3.人事管理类

　　4.行政文书类

　　5.董事会类

　　第十一条档案鉴定

　　档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;

　　1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

　　2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

　　3.符合国家有关档案管理的规定。

　　第四章档案利用

　　第十二条档案借阅手续

　　1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》

　　2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。

　　3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。

　　4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。

　　第十三条公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。

　　第十四条非档案管理人员不得擅自提取档案。

　　1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

　　4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

　　5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

　　6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

　　7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

　　9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　　10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

　　11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

　　12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

　　13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

　　14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

　　15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

　　16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

　　17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

　　18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。